La forma más fácil de crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

La forma más fácil de crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

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Cuando necesite imprimir cartas o enviar correos electrónicos a muchos clientes o empleados, puede hacerlo rápidamente mediante una combinación de correspondencia. Con el asistente de combinación de correspondencia en Microsoft Phrase, puede configurar esto en solo minutos.

Una combinación de correspondencia le permite componer l. a. base del mensaje, insertar los nombres y crear todas las cartas a l. a. vez. Lo bueno del asistente de combinación de correspondencia de Phrase es que puede usar una lista existente o crear una sobre l. a. marcha. También puede personalizar varias partes de l. a. carta y usar l. a. combinación para etiquetas o sobres además de correos electrónicos y cartas.

Crear una combinación de correspondencia en Phrase

Con l. a. popularidad de enviar correos electrónicos comerciales, en lugar de cartas físicas, usemos un ejemplo de creación de una combinación de correo electrónico. Abra un documento de Microsoft Phrase y redacte su mensaje.

Cuando termine su mensaje y esté listo para crear l. a. combinación, vaya a l. a. pestaña Correos. Utilice l. a. flecha desplegable Iniciar combinación de correspondencia para seleccionar “Asistente de combinación de correspondencia paso a paso”.

Inicie la combinación de correspondencia para acceder al asistente en Word

Verá una barra lateral abierta a l. a. derecha que lo guiará a través del proceso de combinación de correspondencia. Marque l. a. opción Mensajes de correo electrónico en l. a. parte awesome y haga clic en “Siguiente: Documento de inicio” en l. a. parte inferior.

Tipos de documentos para una combinación de correspondencia

A continuación, elija l. a. opción Usar el documento precise. Si desea comenzar de nuevo con una plantilla o desde un documento diferente, elija esa opción en su lugar.

Haga clic en “Siguiente: Seleccionar destinatarios” en l. a. parte inferior de l. a. barra lateral.

Tipos de documentos para una combinación de correspondencia en Word

Agregar los Destinatarios

Ahora usted puede seleccione su lista de destinatarios o cree una con las siguientes opciones.

RELACIONADO: Cómo crear etiquetas postales en Phrase a partir de una lista de Excel

Usar una lista existente: elija esta opción y haga clic en “Examinar” para localizar su archivo. Cuando se abra en Phrase, verá un cuadro donde puede refinar su lista si lo desea. Ordene, filtre, encuentre duplicados o valide las direcciones. También puede utilizar las casillas de verificación para seleccionar y anular l. a. selección de destinatarios.

Opciones de perfeccionamiento de la lista de destinatarios existentes

Seleccionar de contactos de Outlook: Marque esta opción y haga clic en “Elegir carpeta de contactos” para elegir l. a. carpeta. Luego verá que los contactos de esa carpeta aparecen en un cuadro como el de arriba, donde puede refinar su lista.

Opciones de la carpeta de contactos de Outlook

Escriba una nueva lista: Elija esta opción y luego haga clic en “Crear” para ingresar los detalles de los destinatarios en l. a. ventana emergente. Puede utilizar cualquiera de los campos que desee y personalizar las columnas.

Nueva ventana de creación de listas

Después de seleccionar a sus destinatarios, haga clic en “Siguiente: escriba su mensaje de correo electrónico” en l. a. parte inferior de l. a. barra lateral.

Whole su mensaje

Luego puede elegir entre los bloques que ve para agregar los detalles del destinatario a su mensaje.

Bloques disponibles para una combinación de correspondencia

Bloque de direcciones: Coloque el cursor en el documento donde desea el bloque de direcciones. Luego, elija un formato para los nombres de los destinatarios, ya sea que desee incluir el nombre de una empresa o una dirección postal, y otros detalles sobre l. a. ubicación.

Verá una vista previa de cada destinatario a l. a. derecha y puede usar las flechas en l. a. parte awesome para moverse y revisarlos. Si falta algo, haga clic en “Hacer coincidir campos” para corregirlo.

Opciones de formato de bloque de direcciones

Haga clic en “Aceptar” cuando termine. Verá l. a. variable Bloque de direcciones en su documento en l. a. ubicación que seleccionó.

Variable de bloque de direcciones en Word

Línea de saludo: Coloque el cursor en el documento donde desea l. a. línea de saludo. Seleccione un saludo y formato para l. a. línea de saludo, así como un valor predeterminado para nombres de destinatarios no válidos. Obtenga una vista previa de cada uno usando las flechas y el cuadro hacia l. a. parte inferior.

Opciones de formato de línea de saludo

Haga clic en “Aceptar” cuando haya terminado y verá l. a. variable Línea de saludo en su documento.

Variable de línea de saludo en Word

Correo Electrónico: Si tiene un device de franqueo electrónico instalado en su computadora, seleccione esta opción y siga las indicaciones.

Mas cosas: Para agregar más campos, como números de teléfono o líneas de dirección adicionales, coloque el cursor en el documento donde desea los campos, elija esta opción y whole los detalles. Haga clic en “Insertar” o “Coincidir con campos” para finalizar.

Otros campos de combinación de correspondencia disponibles

Para eliminar cualquiera de los elementos que agregó, simplemente seleccione l. a. variable y elimínela del documento.

Seleccione “Siguiente: Vista previa de sus mensajes de correo electrónico” en l. a. parte inferior de l. a. barra lateral.

Vista previa y envío de correos electrónicos

Luego verá una vista previa de l. a. carta con las variables rellenadas con su detalles de los destinatarios. Use las flechas en l. a. barra lateral para obtener una vista previa de cada mensaje. Para realizar cambios en sus destinatarios, seleccione “Editar lista de destinatarios” o para volver atrás y editar el documento, use los enlaces para los pasos en l. a. parte inferior de l. a. barra lateral.

Vista previa de combinación de correspondencia

Cuando termine, haga clic en “Siguiente: Completar l. a. combinación” y luego seleccione “Correo electrónico” para completar los detalles de Para, Línea de asunto y Formato de correo. Opcionalmente, puede enviar solo a ciertos destinatarios. Haga clic en “Aceptar” para enviar los correos electrónicos a través de Outlook.

Cuadro de finalización de campo de correo

Otros tipos de documentos de combinación de correspondencia

Si elige un tipo diferente de combinación de correspondencia en Phrase, verá solo ligeras variaciones con el asistente.

Cartas y Directorio: Puede agregar los mismos detalles que con los correos electrónicos, pero al ultimate puede imprimir o editar las cartas individuales o enviar el directorio a un nuevo documento.

Sobres y Etiquetas: puede elegir entre diferentes opciones, como el tamaño del sobre, el tipo de etiqueta y l. a. fuente. Luego, imprima su sobres o etiquetas.

Puede crear una combinación de correspondencia en Microsoft Phrase desde cero para correos electrónicos, cartas, sobres o etiquetas mediante l. a. pestaña Correos. Pero para conocer l. a. forma más fácil de configurar una combinación en Phrase, consulte el asistente de combinación de correspondencia.